Adempimenti IVA tedesca: la gestione corretta
Le registrazioni fiscali in altri Paesi UE sono in passato state sempre associate ad operazioni complesse, ad esempio triangolazioni, lavorazioni del prodotto all'estero oppure consignment stock. Tuttavia, grazie alla diffusione della vendita tramite portali online principalmente a clienti privati con distribuzione capillare all'interno dell'UE, questa realtà interessa ormai sempre più spesso anche strutture di piccole e medie dimensioni. Questo si verifica soprattutto con l'utilizzo di marketplace che offrono un servizio di logistica integrato con magazzini locali - in primis Amazon ma anche Ebay o Zalando - oppure ad esempio importando merce di provenienza extra-UE. Per i rivenditori questo significa dover calcolare il proprio margine considerando anche i costi di un commercialista o rappresentante fiscale all'estero che si occupi dell'apertura e della gestione della posizione IVA tramite i relativi adempimenti periodici. Soprattutto nel caso di piccole realtà, i costi - almeno in una prima fase - risultano sproporzionati rispetto al potenziale del mercato del Paese di registrazione. D'altra parte, nella gestione di adempimenti fiscali, nel confronto con un sistema giuridico diverso e con autorità fiscali estere in una lingua diversa, è imprescindibile l'assistentza di un professionista esperto che si occupi non solo della trasmissione di dichiarazioni periodiche, ma anche della consulenza relativa alla fatturazione, della corrispondenza con le autorità e non da ultimo del coordinamento con il consulente fiscale italiano della società in modo da evitare discrepanze. Il sistema OSS, introdotto per semplificare la gestione degli obblighi IVA in tutta l'UE da luglio 2021, ha contribuito soltanto parzialmente ad una riduzione degli oneri burocratici e fiscali per le aziende: chi infatti utilizza logistica locale ad esempio in Germania è comunque tenuto ad avere una posizione IVA tedesca e a presentare dichiarazioni IVA ed eventualmente Intrastat. Anche l'introduzione di sistemi semi-automatizzati, generalmente offerti dal marketplace stesso, per l'emissione delle fatture e soprattutto la compilazione delle dichiarazioni fiscali presenta diverse criticità. Si tratta infatti di sistemi che consentono una riduzione notevole dei costi, ma che non prevedono alcun tipo di controllo di plausibilità dei dati inseriti e non offrono un servizio di gestione della corrispondenza con le autorità. Per un rivenditore questo significa che le comunicazioni ufficiali indirizzate alla società italiana ma recapitate al rappresentante in Germania che fa da rappresentante fiscale vengono inoltrate spesso in ritardo, senza tener conto di eventuali scadenze e senza alcuna indicazione sul contenuto oppure su come reagire e sui passaggi successivi.
L'esigenza diventa dunque quella di conciliare l'aspetto della sostenibilità economica con una gestione e consulenza professionali in modo da non incorrere in sanzioni o addiruttura in conseguenze penali. Per offrire un servizio che risponda a questi requisiti proponiamo - preferibilmente ad aziende con uno o piú dipendenti con conoscenze sufficienti di lingua tedesca - una soluzione interna per la preparazione e trasmissione delle dichiarazioni fiscali tedesche da combinare con un pacchetto iniziale di formazione ed assistenza, un controllo periodico della corretta gestione degli adempimenti tedeschi e qualora necessario una consulenza professionale nei rapporti con le autorità tedesche.
In particolare, il servizio comprende le attività di registrazione fiscale, ossia richiesta di un codice fiscale e di una partita IVA comunitaria in Germania e la gestione di eventuali richieste di informazioni da parte del fisco in questa fase. Una volta assegnato il codice fiscale, provvediamo alla richiesta e attivazione di un account Elster a nome della società che i dipendenti o il consulente possono utilizzare per presentare le dichiarazioni nonché eventuali rettifiche oppure per depositare documenti presso il fisco tedesco. Elster è il software ufficiale per la trasmissione e comunicazione con le autorità fiscali tedesche, l'account non richiede una complicata procedura di legittimazione, ma viene attivato tramite invio di dati d'accesso per mail e posta e puó essere successivamente utilizzato da qualsiasi computer tramite caricamento di un file locale.
A seguito dell'attivazione, riceverete un riepilogo delle scadenze per le dichiarazioni tedesche e un'informativa dettagliata sulla fatturazione (informazioni obbligatorie in fatture, fattura fac-simile, applicazione principio di competenza). Procederemo dunque con la preparazione di una prima dichiarazione IVA assieme ad uno o più vostri collaboratori in collegamento remoto, ad esempio via Skype o Teams, in questa fase illustreremo le funzioni base del programma, i campi rilevanti per le vostre operazioni ed il corretto inserimento dei dati e risponderemo ai vostri quesiti sull'invio delle dichiarazioni. A seguito della videoconferenza riceverete per completezza un riepilogo con istruzioni scritte per l'utilizzo del software e la compilazione dei moduli. In questo modo potrete preparare e depositare le dichiarazioni IVA mensili o trimestrali autonomamente, pur avendo la possibilità di rivolgervi telefonicamente o via mail ad un consulente che parli italiano in qualsiasi momento per chiarimenti o dubbi. Inoltre, conferendo un'apposita procura per il recapito di comunicazioni da parte delle autorità presso il nostro studio, riceverete la corrispondenza (richiesta d'informazioni, solleciti, provvedimenti) in tempi brevi con i dovuti chiarimenti in italiano per vostra comprensione e potrete usufruire della nostra assistenza, anche in ambito legale se necessario, per valutare come procedere, presentare eventuali ricorsi, richieste di rimborso o fornire informazioni e documentazione agli enti preposti.
Infine, in fase di stesura della dichiarazione IVA tedesca annuale, potremo verificare in modo piú approfondito le dichiarazioni presentate nel corso dell'anno (corretto inserimento dati, eventuali discrepanze con quanto dichiarato in Italia, plausibilità dei dati) e controllare la documentazione a campione per apportare eventuali modifiche o correzioni di comune accordo con voi e coordinandoci con le autorità fiscali. Per ricevere un preventivo per l'identificazione ai fini IVA, la formazione per trasmissione interna delle liquidazione e i servizi connessi di inoltro corrispondenza e gestione dei rapporti con le autorità, vi invitiamo a contattarci telefonicamente al numero +49 221 8006444-10 , via mail all'indirizzo info@alteacolonia.de oppure tramite il modulo di contatto del nostro sito web.