Il trasferimento di un dipendente in Germania

Il trasferimento stabile di un dipendente in Germania

Cosa succede quando un dipendente italiano decide di trasferire stabilmente la propria residenza in Germania, pur continuando a lavorare per la stessa società italiana? La risposta, spesso sottovalutata, è che non si tratta di una semplice variazione anagrafica, ma di uno spostamento dell'intero rapporto di lavoro con applicazione di diritto tedesco. Cambia la legge applicabile al contratto, cambiano gli obblighi previdenziali e fiscali, cambia il modo in cui la società deve organizzarsi.

Il contratto di lavoro

Con il trasferimento stabile in Germania trova applicazione la legge del luogo in cui la prestazione viene svolta: il diritto tedesco. Il rapporto di lavoro entra quindi nel perimetro degli istituti fondamentali dell'ordinamento tedesco, dall'orario di lavoro (Arbeitszeitgesetz) alle ferie minime (Bundesurlaubsgesetz), dalla tutela contro il licenziamento (Kündigungsschutzgesetz) al salario minimo legale (Mindestlohn).

Sarà necessario predisporre un nuovo contratto ad hoc, idealmente bilingue tedesco-italiano, mantenendo le condizioni del rapporto italiano laddove possibile (es. retribuzione) e adeguando gli elementi disciplinati in modo diverso (ferie, permessi, TFR, straordinari ecc.)

Dal punto di vista formale, il rapporto in Italia viene chiuso con un accordo di risoluzione e pagamento del TFR e di eventuali altri emolumenti.

Gli adempimenti della società

Prima di poter procedere all'assunzione, la società italiana deve completare alcune registrazioni tramite un consulente locale presso gli enti tedeschi competenti. Il primo passo è la registrazione presso l'ente antiinfortunistico, Berufsgenossenschaft, che varia in base al settore di attività. Contestualmente, la società viene registrata presso l'Agenzia federale per il lavoro, Bundesagentur für Arbeit, che assegna il codice previdenziale, Betriebsnummer, indispensabile per la registrazione del rapporto di lavoro e per il versamento dei contributi.

Sul fronte fiscale si aprono due strade: delegare al dipendente il versamento diretto delle imposte sul reddito, oppure richiedere un codice fiscale tedesco per la società, che agirà così come sostituto d'imposta. Nella prassi la prima soluzione è spesso la più agevole, soprattutto in caso di trasferimento con breve preavviso.

La busta paga

In modo che il cedolino possa essere elaborato in modo corretto e tempestivo, il dipendente deve anzitutto procedere alla registrazione della residenza in Germania, passaggio fondamentale per ottenere il codice fiscale tedesco e completare l'iscrizione alla cassa malattia.

Subito dopo l'assunzione, il dipendente dovrà trasmettere il codice fiscale tedesco, la classe fiscale, la cassa malattia prescelta e il numero di previdenza sociale per l'elaborazione del cedolino. Il consulente locale si occupa dell'emissione mensile della busta paga, della documentazione per la contabilizzazione, della gestione di rimborsi spese, trasferte e benefit, nonché della tenuta dei rapporti con il dipendente e con gli enti amministrativi tedeschi.

Sul piano economico, la società italiana va inoltre, incontro a costi diversi rispetto all'Italia; il costo del datore di lavoro le da considerare per la parte contributiva e assicurativa è orientativamente la RAL + circa il 20%. Da non sottovalutare, infine, il rischio sanzionatorio: ritardi nei versamenti, errori e/o ritardi nelle dichiarazioni contributive, possono dare luogo a sanzioni amministrative.

A differenza di quanto avviene in Italia è possibile procedere al versamento dei contributi così come di eventuali imposte anche da conto corrente estero tramite bonifico o addebito RID.

Il rischio di stabile organizzazione

Un profilo da non sottovalutare per la società è quello della stabile organizzazione (Betriebsstätte). Se il dipendente ha il potere di concludere contratti per conto della società italiana, o ne rappresenta stabilmente l'attività sul territorio tedesco coordinando anche altri dipendenti o una sede locale, l'amministrazione finanziaria tedesca potrebbe considerare che vi siano gli estremi per la stabile organizzazione, con conseguente obbligo di registrazione fiscale in Germania e tassazione locale di una quota degli utili. È un ambito particolarmente delicato, che richiede sempre una valutazione preventiva caso per caso.

Il quadro che emerge è quello di un sistema, che richiede un approccio dedicato: regole proprie, scadenze proprie, una logica amministrativa che non ricalca quella italiana. Altea affianca le società italiane in ciascuno di questi passaggi, dalla prima registrazione fino alla gestione regolare della busta paga, con l'obiettivo di trasformare un percorso potenzialmente complesso in una procedura trasparente e senza difficoltà.