Registrazione orari di lavoro in Germania

Uno dei temi attualmente più discussi in Germania per società tedesche così come società italiane attive in Germania tramite dipendenti in loco è la registrazione degli orari lavorativi.

In particolare, a seguito di una recente sentenza della Corte di Cassazione tedesca sezione lavoro, è stato esplicitato l’obbligo per i datori di lavoro di utilizzare un sistema di registrazione degli orari di lavoro, in modo da consentire il monitoraggio del rispetto delle normative sugli orari massimi di lavoro e sulla sicurezza sul lavoro.

A seguito di tale sentenza si presume che il legislatore tedesco interverrà nei prossimi mesi per definire le modalità di registrazione, ciononostante l’obbligo sussiste fin da ora.

I requisiti al momento sono i seguenti:

• accessibilità
• affidabilità, ossia registrazione tempestiva dati
• obiettività del sistema, ossia il sistema deve escludere la manipolazione dei dati

Al momento non vi è obbligo di introduzione di un sistema digitale o elettronico, è sufficiente, dunque, anche l’introduzione di un sistema cartaceo, purché questo rispetti i requisiti stabiliti. Alla luce dei modelli di lavoro flessibile introdotti negli ultimi anni, anche a seguito della pandemia, vi è la possibilità di delegare i lavoratori alla registrazione del proprio orario di lavoro, a condizione che il datore di lavoro effettui controlli a campione per verificarne la correttezza. È necessario inoltre stabilire una procedura in caso di errore o malfunzionamento, ad esempio con protocollo cartaceo firmato.

Da un punto di vista contenutistico, la registrazione dovrà comprendere orario di inizio e fine e di lavoro, pause e durata della giornata lavorativa.

Nonostante i timori da parte dei datori di lavoro con riferimento alla retribuzione degli straordinari, la registrazione in sé, in base a quanto previsto dalla normativa, è stata concepita per la sicurezza sul lavoro e non comporta direttamente una retribuzione di eventuali ore di straordinario prestate dal lavoratore.

Dal momento che il sistema inserito introdotto dovrà consentire la registrazione degli orari di lavoro in modo corretto, non modificabile e tempestivo può essere opportuno valutare l’introduzione di un software ad hoc che rispetti i requisiti stabiliti ad oggi. Generalmente questi software consentono di coniugare ulteriori funzionalità, ad esempio per la gestione di progetti o trasferte.

Naturalmente l’obbligo è da considerarsi esteso anche a dipendenti di società estere che sottostanno alla normativa tedesca, ad esempio in funzione di un distacco. Onde evitare sanzioni si raccomanda ai datori di lavoro di procedere tempestivamente con l'introduzione di un sistema di registrazione, da adeguare in caso di interventi normativi successivi.